3 consejos para desbaratar su vida laboral

¿Alguna vez has entrado en la oficina de tu colega buscando ese documento tan importante y sensible al tiempo, sólo para encontrarte frente a pilas y pilas de documentos y restos de comida dispersos? Imagínese «» lo que está pasando por su cabeza? Si eres como yo, te sientes ansioso, estresado por cumplir con tu plazo, frustrado, y maldices a tu colega. ¡¿Cómo puede ser tan desordenado?!

Ahora imaginemos otro escenario. Entras en la oficina de tu colega buscando ese documento tan importante y urgente. Ves la estantería con carpetas y archivadores etiquetados. Buscas rápidamente el nombre de la carpeta, recuperas el documento «», encuentras otros documentos que puedan ayudar «» y te apresuras a tu escritorio para completar tu tarea. ¿Cómo se siente ahora? ¿En qué piensas?

Además de lo obvio de un lugar de trabajo organizado que permite una rápida recuperación de los documentos, hay varios beneficios físicos y mentales, tales como:

Comparte tu trabajo.

Considere nuestro ejemplo anterior con una oficina organizada «» el documento se encontró rápidamente porque estaba en su carpeta legítima, claramente etiquetada. Y había documentos de apoyo adicionales que ni siquiera se habían considerado antes, lo que resultó ser útil. La organización de la oficina/escritorio/cubículo ayuda a separar el desorden de los muchos plazos, proyectos y clientes simultáneos, lo que nos permite centrarnos en el cliente o proyecto específico en cuestión.

Reduce el estrés.

La apariencia física del desorden provoca ansiedad, por lo tanto lleva al estrés, una sensación de sentirse abrumado y frustrado. Un lugar de trabajo organizado permite una rápida recuperación del documento correcto en el momento adecuado, no sólo para uno mismo, sino para los demás en la oficina, como los compañeros de trabajo, los jefes y los clientes.

Demuestra que te importa.

Nunca entres en la oficina con el pelo revuelto. ¿Por qué no? No quieres parecer descuidada y por supuesto quieres mostrar tu hermoso cabello. Tu lugar de trabajo físico es un reflejo de ti. Y otros forman percepciones de ti basadas en tu lugar de trabajo. Un lugar de trabajo organizado muestra orgullo, lealtad, un sentido de cuidado y responsabilidad. La próxima vez que pienses en organizar tu lugar de trabajo, piensa en esa persona en la oficina que siempre está vestida inmaculadamente. O bien odias a esta persona por estar tan bien organizada o eres esta persona. De cualquier manera, la gente sabe que te preocupas por ti mismo, por tu aspecto, y pareces muy pulido. Y eso es sólo un conjunto. Imagina lo que la gente puede percibir cuando el lugar de trabajo está organizado.

Ahorra tiempo.

Tenías planeado tu traje del viernes para el jueves por la noche. Te levantas el viernes por la mañana y caminas hacia tu armario por esa camisa nueva. No la encuentras. Empiezas a buscar frenéticamente en todas partes y todavía no la encuentras. Entonces pasas por las 5 etapas de la pena «» incluso negocias para saltarte la hora feliz para encontrar esa camiseta pero sigues sin encontrarla. No te queda otra opción y eliges otro traje, arruinando todo tu día. Un día bastante duro, ¿no? Del mismo modo, con un lugar de trabajo organizado, encontrarás las cosas más rápidamente, sentirás menos frustración y te encontrarás ahorrando tiempo que de otro modo se habría perdido buscando ese documento perdido.

Consejo 1: Organiza tu vida digital

Recuerdo un caso en el que necesitaba crear un producto para un cliente. Había hecho algo muy similar en un proyecto anterior, así que busqué en mi portátil, en mis correos electrónicos y por supuesto no pude encontrarlo. Pasé tres horas armando un documento que ya había hecho antes. Estaba tan irritado. Fue entonces cuando me puse en marcha y decidí organizar mis archivos. Echa un vistazo a tu escritorio ahora mismo. ¿Tienes archivos que cubran cada centímetro de tu pantalla? ¿Te cuesta encontrar documentos o tienes memoria de corto plazo como yo y no recuerdas dónde guardaste algo? Esto se puede arreglar organizando tu vida digital. Aquí está cómo:

Paso 1: Categorizar todos los proyectos y acciones recurrentes

Piensa en tu día de ayer. ¿Qué hacías? ¿Cómo pasaste el tiempo? Puedes estar involucrado en varios proyectos, algunas iniciativas internas, y tienes que presentar el tiempo y los gastos. Para todos los proyectos y actividades recurrentes, crea carpetas con etiquetas claras para un fácil acceso.

Paso 2: Crear un sistema de archivo.
Para cualquier correo electrónico o documento perteneciente a una categoría creada, asegúrese de archivar sólo en esa carpeta. Este sistema organizado le ayudará a revisar los documentos de un vistazo, hacer resúmenes o refrescar la memoria cuando lo necesite. Este sistema de archivo le ahorrará tiempo, energía y el caos de ver 291293 correos electrónicos en su bandeja de entrada, dejándole sólo los correos electrónicos de seguimiento muy importantes en su bandeja de entrada y espacio en su salvapantallas para esos muy lindos golden retrievers.

Paso 3: Tener una convención de nomenclatura consistente

No puedo enfatizar esto lo suficiente. Habrá momentos en los que olvidará dónde guardó ese documento. Al etiquetar sus documentos de la misma manera cada vez, también evita cualquier problema de control de versiones. Mi sugerencia para la convención de nombres es esta: TOPIC_TITLE_ _DATE_VERSION. Tener una versión como draft_v2 te evitará (con suerte) trabajar en draft_v1 «» un borrador obsoleto. Créeme, esto puede suceder cuando trabajas hasta tarde en la noche, así que evita las molestias siendo diligente con tu convención de nombres.

Hacer esto no sólo le ahorrará HORAS de tiempo de tener que reinventar la rueda, sino que también le ahorrará mucha frustración y estrés. También te verás como el héroe cuando respondas a un correo electrónico de inmediato, porque fuiste capaz de encontrar la información exacta que necesitabas. Sin mencionar que la próxima vez que tu jefe te pida un documento mientras se cierne sobre ti, puedes hacérselo llegar inmediatamente para que se eche atrás, permitiéndote hacer un trabajo más importante, como acechar a tu ex en Facebook.

Consejo 2: Organice su lista de tareas:

Cuando entras en la oficina por la mañana, ¿cómo sabes en qué vas a trabajar? No esperes a que ocurra un simulacro de incendio y luego pases todo el día trabajando en eso. Puede que te saltes plazos muy importantes. La forma de mitigar esto es organizando tu lista de tareas. Primero, escribe todas las cosas en las que tienes que trabajar. Luego, tómense un tiempo y categoricen cuánto tiempo puede tomar cada tarea y el esfuerzo de trabajo requerido. ¿Hay alguna tarea que requiera un pensamiento estratégico o es un trabajo sin sentido que debe hacerse? ¿Hay alguna tarea que pueda delegar? Cuando tenga una lista completa de sus tareas, junto con la prioridad, el nivel de dificultad y el tiempo necesario, piense en cómo debe organizar su día para poder completar las tareas importantes. Para decisiones estratégicas o tareas complejas, considere trabajar en esas tareas cuando esté en su mejor momento «» ya sea por la mañana, después de un entrenamiento o después de haber tomado el café. Necesitas poder mental para esas tareas. Para las tareas que no tienen sentido, puede guardarlas para el final del día de trabajo, cuando podría estar cansado.

Para ayudar a priorizar, puede considerar la siguiente matriz para ayudarle a categorizar sus tareas. Las tareas que son importantes y urgentes deben recibir su atención inmediata. Para las tareas que son importantes y sin embargo urgentes, usted debe planificar cómo completará eficientemente las tareas. Las tareas que no son importantes pero sí urgentes son interrupciones molestas. Para estas interrupciones, pregúntate: ¿se pueden delegar estas tareas? Esto te ayudará a concentrarte en las tareas más importantes. Y las tareas que no son urgentes o importantes son distracciones. No priorices estas tareas sobre otras y trata de delegarlas.

Consejo 3: Organiza tu bolsa de trabajo

Piensa en tu bolsa de trabajo como tu línea de vida. Lleva todo lo que necesitas para sobrevivir «» tu portátil, bolígrafo, papel, un tentempié, agua y aspirinas para cuando tengas resaca o si el cliente habla demasiado. Organiza tu bolsa de manera que no haya nada más que necesidades y nada menos. No llenes tu bolso con basura como los cupones para Macy$0027s. Manténgalo simple y guarde la misma cosa en el mismo lugar. Para nuestros asesores de viaje o para los que viajan a menudo, su bolso es su oficina. Ten todo lo que necesites organizado para que puedas recuperar tu cargador de inmediato cuando tu portátil se quede sin batería o cuando necesites un bolígrafo para anotar el número de teléfono de esa linda persona. Con un bolso organizado, reducirá la tensión y evitará cualquier ansiedad de último momento.

Deja un comentario